Por Jimmy Quispe, Product Manager de Zenda by Defontana.
El cálculo de planillas es una tarea crítica en la gestión de recursos humanos de una empresa, cometer algún error en este proceso puede tener consecuencias financieras y legales significativas. Esto implica varios componentes, como conocer el salario base, las horas extras trabajadas, las bonificaciones recibidas y las deducciones aplicables.
En el caso del salario bruto, remuneración que se acuerda entre empleador y trabajador, abarca no solo el monto base, sino también otros tipos de conceptos adicionales, que incluyen, asignaciones familiares, remuneraciones vacacionales, descansos médicos, subsidios y bonificaciones. Por otra parte, las deducciones, que comprenden cantidades sustraídas del salario bruto, juegan un papel vital en la administración financiera, incluyendo impuestos, seguros y aportes a fondos de pensiones, impuesto a la renta, EsSalud y Compensación por Tiempo de Servicio (CTS).
Los típicos errores en el cálculo de planillas
Los errores en este proceso no solo pueden impactar el bienestar económico de los empleados, sino que también pueden exponer a las empresas a sanciones legales y daños a la reputación de la empresa. Además, si los colaboradores no reciben el salario que les corresponde, pueden sentirse insatisfechos y desmotivados, lo que repercute negativamente en el clima laboral y la productividad. En este contexto, Jimmy Quispe, Product Manager de Zenda, explica los errores más comunes cuando se realiza este proceso de cálculo:
- Incorrecta clasificación de los trabajadores: La clasificación laboral es la categorización de los trabajadores según su función y responsabilidades. Asignar esta clasificación incorrectamente puede llevar a pagos inexactos y a problemas legales. Por eso, es importante asegurarnos de que la planilla está organizada de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes.
- Omisión de deducciones y beneficios: No tener en cuenta las deducciones y beneficios puede afectar el monto neto que nuestros empleados reciben. Por eso, es fundamental entender y aplicar correctamente los impuestos, seguros y otros descuentos pertinentes que exige la ley.
- Inconsistencia en el registro de horarios, permisos o licencias: Un registro incorrecto del horario de trabajo, las horas extra, permisos o licencias médicas puede conducir a cálculos imprecisos. Esto afecta a los trabajadores y hace que el personal de Recursos Humanos deba trabajar más para solucionar estos errores, lo que disminuye la eficiencia administrativa.
- No contar con un software o sistema de planillas confiable: Dependiendo de la cantidad de empleados y la complejidad de las planillas, utilizar hojas de cálculo manuales, en lugar de un software especializado puede aumentar el riesgo de errores. Un Software de planillas confiable, como el de Zenda de Defontana permite automatizar el cálculo de planillas, así como llevar un control preciso de la asistencia de nuestros trabajadores.
- Desconocer las regulaciones laborales locales: Cada país o región puede tener sus propias regulaciones laborales, incluyendo salarios mínimos, tasas de impuestos y normas de tiempo extra. No cumplir con estas regulaciones puede acarrear problemas legales.
“Para evitar estos errores, es importante contar con un proceso sólido de gestión de planillas, utilizar un software de recursos humanos confiable y capacitar a los profesionales encargados del cálculo de planillas para que estén al tanto de las regulaciones laborales locales y las mejores prácticas en este ámbito”, finalizó Jimmy Quispe.
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- Desconocer las regulaciones laborales locales: Cada país o región puede tener sus propias regulaciones laborales, incluyendo salarios mínimos, tasas de impuestos y normas de tiempo extra. No cumplir con estas regulaciones puede acarrear problemas legales.
- Ignorar las regulaciones laborales locales: Cada país o región puede tener sus propias regulaciones laborales, incluyendo salarios mínimos, tasas de impuestos y normas de tiempo extra. No cumplir con estas regulaciones puede llevar a sanciones legales.
- No contar con un software o sistema de planillas confiable: Dependiendo de la cantidad de empleados y la complejidad de las planillas, utilizar hojas de cálculo manuales en lugar de software especializado puede aumentar el riesgo de errores.
- Falta de revisión: No revisar y verificar las planillas antes de emitir los pagos a los empleados puede llevar a errores costosos.
Para evitar estos errores, es importante contar con un proceso sólido de gestión de planillas, utilizar software de recursos humanos confiable y capacitar a los profesionales encargados de calcular las planillas para que estén al tanto de las regulaciones laborales locales y las mejores prácticas en el campo. Además, es fundamental mantener registros precisos y actualizados de los empleados y realizar conciliaciones periódicas para garantizar la precisión de las planillas.C